La feuille d'émargement électronique est-elle acceptée par Qualiopi ?

La feuille d'émargement papier n'est plus obligatoire. De plus en plus d'organismes de formation utilisent une feuille d'émargement électronique. L'essentiel n'est pas le support, mais la capacité à prouver la présence effective des apprenants.

Ce que dit le référentiel Qualiopi

Le référentiel exige que la feuille d'émargement soit datée, signée par l'apprenant (ou son représentant) et conservée de manière sécurisée. Il ne prescrit pas de format. Une signature électronique fiable est donc recevable, à condition de garantir l'identité du signataire et l'intégrité du document.

Les critères d'acceptabilité

• Identification de l'apprenant et du formateur ou responsable de session.
• Date et durée de la session.
• Titre ou référence de la formation.
• Traçabilité immuable : horodatage, journal d'événements, sauvegarde.

Les pièges à éviter

Une simple liste de présence dans un tableur modifiable par tout le monde ne constitue pas une preuve solide. De même, une signature électronique sans audit de processus peut être contestée. L'OF doit pouvoir expliquer comment le document est généré, signé, horodaté et archivé.

L'auditeur ne demande pas du papier : il demande une preuve datée, fiable et traçable de la présence.

Clairform génère automatiquement des feuilles d'émargement rattachées aux sessions, avec les informations requises prêtes à être exportées ou signées selon le processus de l'organisme.